Gửi Hàng Quốc Tế Cần Những Thông Tin Gì Của Người Nhận?

Khi gửi hàng quốc tế, thông tin người nhận là một trong những nội dung quan trọng cần chuẩn bị. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình khai báo và giao hàng càng thuận lợi.

Nhiều khách hàng lần đầu gửi hàng thường chỉ cung cấp tên và số điện thoại. Tuy nhiên, với các đơn hàng quốc tế, người gửi thường cần chuẩn bị thêm địa chỉ, mã bưu chính và một số thông tin khác.

Vậy gửi hàng quốc tế cần những thông tin gì của người nhận? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây.

Vì sao thông tin người nhận quan trọng khi gửi hàng quốc tế?

Hàng quốc tế phải trải qua nhiều khâu xử lý trước khi đến tay người nhận. Thông tin trên vận đơn được sử dụng để xác định người nhận và địa điểm giao hàng. Nếu thông tin bị thiếu hoặc sai, kiện hàng có thể gặp khó khăn khi phát hàng. Một số trường hợp còn phải bổ sung thông tin hoặc liên hệ lại với người gửi.

Đặc biệt, địa chỉ và số điện thoại có vai trò quan trọng trong quá trình giao hàng nội địa tại nước đến. Vì vậy, người gửi nên kiểm tra thông tin với người nhận trước khi bàn giao hàng.

Gửi hàng quốc tế cần những thông tin gì của người nhận?

1. Họ và tên người nhận

• Đây là thông tin cơ bản nhất trên vận đơn. Người gửi nên cung cấp họ tên đầy đủ, đúng với thông tin người nhận sử dụng tại quốc gia đến.
• Không nên viết tên quá ngắn hoặc sử dụng biệt danh nếu không cần thiết.
• Với những quốc gia sử dụng chữ Latin, nên ghi tên bằng tiếng Anh hoặc đúng theo giấy tờ của người nhận nếu được yêu cầu.

2. Số điện thoại người nhận

Số điện thoại giúp đơn vị giao hàng liên hệ khi kiện hàng đến nơi. Người gửi nên cung cấp số điện thoại đang hoạt động. Số điện thoại cần ghi đầy đủ mã quốc gia khi gửi hàng quốc tế.

Ví dụ:

• Việt Nam: +84
• Mỹ: +1
• Anh: +44
• Pháp: +33
• Đức: +49
• Tây Ban Nha: +34
• Ý: +39
• Úc: +61

Nên kiểm tra lại số điện thoại trước khi tạo vận đơn để tránh sai thông tin.

3. Địa chỉ nhận hàng đầy đủ

Địa chỉ là thông tin đặc biệt quan trọng đối với đơn hàng quốc tế.

Thông thường, địa chỉ nên có:

• Số nhà và tên đường.
• Tòa nhà hoặc căn hộ nếu có.
• Phường, khu vực hoặc quận.
• Thành phố.
• Tỉnh hoặc bang nếu quốc gia đó sử dụng.
• Quốc gia.

Địa chỉ càng cụ thể thì nhân viên giao hàng càng dễ xác định vị trí. Nếu người nhận ở chung cư hoặc khu phức hợp, nên bổ sung số căn hộ, tầng hoặc tên tòa nhà.

4. Mã bưu chính

Mã bưu chính giúp xác định khu vực phát hàng tại quốc gia đến. Đây là thông tin thường được yêu cầu khi tạo vận đơn quốc tế. Mỗi thành phố hoặc khu vực có thể sử dụng mã bưu chính khác nhau.

Người gửi nên hỏi trực tiếp người nhận để lấy đúng mã. Không nên tự đoán mã bưu chính dựa trên tên thành phố.

5. Thành phố và quốc gia

Tên thành phố và quốc gia cần được ghi rõ ràng.

Ví dụ, thay vì chỉ ghi tên khu vực, nên thể hiện đầy đủ thành phố và quốc gia. Điều này giúp hạn chế nhầm tuyến khi hàng được phân loại.

Đặc biệt, những địa danh có tên giống nhau tại nhiều quốc gia cần được kiểm tra kỹ.

6. Email của người nhận

Email không phải lúc nào cũng bắt buộc. Tuy nhiên, đây là thông tin hữu ích khi gửi hàng quốc tế.

Một số đơn vị vận chuyển có thể gửi thông báo hành trình hoặc yêu cầu bổ sung thông tin qua email.

Nếu người nhận thường xuyên kiểm tra email, người gửi nên cung cấp địa chỉ email đang sử dụng.

Thông tin người nhận mẫu khi gửi hàng quốc tế

Bạn có thể chuẩn bị thông tin theo mẫu sau:

Receiver Name: Nguyen Van A
Phone: +34 xxx xxx xxx
Address: Calle ABC, No. XX, Apartment XX
City: Madrid
Postal Code: XXXXX
Country: Spain
Email: example@email.com

Tùy từng tuyến vận chuyển, đơn vị logistics có thể yêu cầu thêm một số thông tin khác.

Có cần thông tin giấy tờ của người nhận không?

Điều này phụ thuộc vào quốc gia, loại hàng và phương thức vận chuyển. Với một số lô hàng, người nhận có thể được yêu cầu cung cấp thông tin để phục vụ thủ tục nhập khẩu. Các trường hợp này thường liên quan đến quy định hải quan tại nước đến.

Người gửi không nên tự ý cung cấp thông tin giấy tờ nếu chưa được yêu cầu. Hãy hỏi đơn vị vận chuyển về yêu cầu cụ thể của từng tuyến.

Gửi hàng quốc tế có cần tên công ty của người nhận không?

Gửi hàng quốc tế có bắt buộc phải có số điện thoại người nhận không?Nếu người nhận là doanh nghiệp, nên cung cấp đầy đủ tên công ty.

Thông tin có thể gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Tên người liên hệ.
• Địa chỉ công ty.
• Số điện thoại.
• Email.
• Mã số thuế hoặc thông tin doanh nghiệp nếu được yêu cầu.

Với hàng gửi cho cá nhân, thông thường không cần thông tin công ty.

Những lỗi thường gặp khi cung cấp thông tin người nhận

Một số lỗi tưởng nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến quá trình giao hàng.

Sai số điện thoại: Nhân viên giao hàng không thể liên hệ khi đến nơi.

Thiếu mã bưu chính: Có thể cần bổ sung thông tin trước khi phát hàng.

Sai địa chỉ: Kiện hàng có nguy cơ giao nhầm hoặc phải điều chỉnh địa chỉ.

Viết sai tên người nhận: Có thể gây khó khăn khi đối chiếu thông tin.

Thiếu số căn hộ: Thường gặp khi gửi hàng đến chung cư hoặc tòa nhà.

Dùng địa chỉ cũ: Người nhận đã chuyển nơi ở nhưng chưa cập nhật thông tin.

Trước khi gửi, người gửi nên gửi lại toàn bộ thông tin cho người nhận kiểm tra.

Người gửi cần cung cấp thông tin gì ngoài thông tin người nhận?

Bên cạnh thông tin người nhận, đơn vị vận chuyển thường cần thông tin của người gửi.

Thông tin cơ bản gồm:

• Họ tên người gửi.
• Số điện thoại.
• Địa chỉ nhận hàng.
• Tên và số lượng hàng hóa.
• Trọng lượng kiện hàng.
• Kích thước kiện nếu cần.
• Mục đích gửi hàng.
• Thông tin liên quan đến hàng hóa nếu được yêu cầu.

Việc cung cấp đầy đủ ngay từ đầu giúp quá trình tư vấn và báo giá nhanh hơn.

Cách chuẩn bị thông tin người nhận trước khi gửi hàng

Bạn có thể nhờ người nhận gửi thông tin theo một mẫu thống nhất. Sau đó kiểm tra lại từng nội dung trước khi tạo vận đơn. Nên copy nguyên văn địa chỉ người nhận cung cấp. Điều này hạn chế lỗi khi nhập lại thông tin.

Nếu địa chỉ được viết bằng tiếng nước ngoài, không nên tự ý dịch sang tiếng Việt. Việc thay đổi tên đường hoặc địa danh có thể gây nhầm lẫn.

Đối với số điện thoại, cần kiểm tra cả mã quốc gia. Đây là lỗi khá phổ biến khi người gửi nhập số điện thoại quốc tế.

HueLogistics hỗ trợ gửi hàng quốc tế

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm gửi hàng quốc tế, việc chuẩn bị thông tin có thể khiến bạn mất nhiều thời gian.

HueLogistics hỗ trợ khách hàng kiểm tra thông tin hàng hóa, tư vấn tuyến vận chuyển và hướng dẫn chuẩn bị thông tin người nhận.

Khách chỉ cần cung cấp:

• Tên hàng.
• Số lượng.
• Trọng lượng.
• Kích thước nếu có.
• Quốc gia nhận hàng.
• Thông tin người nhận.

Nhân viên sẽ dựa trên thông tin thực tế để tư vấn phương án phù hợp.

Kết luận

Gửi hàng quốc tế cần những thông tin gì của người nhận? Về cơ bản, người gửi nên chuẩn bị họ tên, số điện thoại, địa chỉ, thành phố, quốc gia và mã bưu chính. Email có thể bổ sung nếu cần.

Thông tin chính xác giúp hạn chế sai sót trong quá trình tạo vận đơn và giao hàng. Vì vậy, hãy kiểm tra lại với người nhận trước khi bàn giao kiện hàng.

Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng và an toàn!

Xem thêm

Xuất khẩu Lê từ Việt Nam qua Phần Lan

Hướng dẫn cách đóng gói cây cảnh vận chuyển đi xa